背景

今回ご相談いただいたのは、タイ国内で事業を展開されている日系企業様です。
社内でのファイル管理やスケジュール共有を、これまでホワイトボードやローカルPCなどを使って行っており、手書きによる情報共有や、USBでのファイルやりとりが中心の運用でした。

しかし、近年は社内外での業務のやり取りが増えたこともあり、
「大事なファイルを外部に漏らしたくない」
「スケジュールの管理をもっと簡単に、どこからでも確認できるようにしたい」
という課題が浮かび上がってきました。

特にタイ国内では、在宅勤務や外出先からの業務対応も増えており、安全かつ柔軟に社内データへアクセスできる環境づくりが求められています。
そこで私たちは、セキュリティと利便性を両立したMicrosoft365の導入をご提案しました。

導入製品

導入にあたっては、法人向けクラウドサービスであるMicrosoft365を採用しました。
特に以下の2つの機能を中心に構成しました：

• OneDrive（クラウド上のファイル保存・共有機能）
• SharePoint（社内スケジュールの共有機能）

OneDriveでは、全ての業務ファイルをクラウド上に保存することで、パソコンが故障してもデータが失われることはありません。
また、共有先は社内メンバーのみに限定され、外部からの不正アクセスリスクを大きく減らすことができます。
フォルダごとにアクセス権限を設定することもできるため、部署ごとや役職ごとに適切な閲覧範囲を保ちながら運用できます。

さらに、SharePointのカレンダー機能を活用することで、これまでホワイトボードで共有していたスケジュールをデジタル化。
社内メンバー全員がパソコンやスマートフォンからいつでも予定を確認できるようになりました。
Microsoft Teamsと連携しているため、チャットの延長で予定も自然に把握できるようになり、社内のコミュニケーションがスムーズになりました。

なお、弊社スタッフが直接現地に訪問し、各社員のパソコンへMicrosoft365の設定や導入作業を丁寧に行ったことで、初期設定の手間や混乱も最小限に抑えることができました。
ITの知識に不安のある社員の方にも安心して導入いただけた点が、お客様からも高く評価されています。

導入効果

・セキュリティの向上：外部からのアクセスを防ぎつつ、必要なメンバーのみがファイルを閲覧・編集できるようになりました。
・業務効率の改善：スケジュールの確認やファイルの共有が迅速に行えるようになり、やり取りにかかる時間が削減されました。
・在宅勤務・外出時の対応強化：インターネットさえあればどこからでもファイルや予定にアクセス可能となり、柔軟な働き方を支援しています。
・紙の削減：ホワイトボードや印刷物の使用を減らすことで、社内のペーパーレス化も実現しました。
・導入時のスムーズさ：現地での設定サポートにより、社員の皆さまにとっても混乱の少ないスムーズなスタートが実現しました。

今後の展望

現在はMicrosoft365の基本機能を中心に運用を開始していますが、今後は業務のさらなる効率化を目指して、Microsoft FormsやPower Automateなどの自動化ツールの活用も視野に入れています。

私たちは、タイでのIT導入支援やシステム開発に豊富な経験を持ち、導入後も継続的なサポートを行っています。
ITに詳しくないお客様にもわかりやすく、安心してご相談いただける環境を提供し、今後もより良い業務環境づくりのお手伝いをしてまいります。

画像参照
Ed Hardie
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Microsoft Teams icon by Icons8