ภูมิหลัง

ลูกค้าที่ปรึกษาในครั้งนี้คือบริษัทญี่ปุ่นที่ดำเนินธุรกิจในประเทศไทย
ก่อนหน้านี้การจัดการไฟล์และการแชร์ตารางเวลาภายในบริษัทดำเนินการด้วยไวท์บอร์ดหรือคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล โดยใช้การเขียนด้วยมือหรือโอนถ่ายไฟล์ผ่าน USB เป็นหลัก

แต่ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา การทำงานทั้งภายในและภายนอกองค์กรมีเพิ่มมากขึ้น
ทำให้เกิดปัญหาว่า
“ไม่อยากให้ไฟล์สำคัญรั่วไหลออกสู่ภายนอก”
“อยากบริหารจัดการตารางเวลาได้ง่ายขึ้น และตรวจสอบได้จากทุกที่”

โดยเฉพาะในประเทศไทย การทำงานจากที่บ้านและการทำงานนอกสถานที่มีแนวโน้มเพิ่มสูงขึ้น
จึงจำเป็นต้องมีสภาพแวดล้อมที่สามารถเข้าถึงข้อมูลภายในบริษัทได้อย่างปลอดภัยและยืดหยุ่น
เราจึงได้เสนอการติดตั้งMicrosoft365 ซึ่งผสานความปลอดภัยและความสะดวกสบายเข้าไว้ด้วยกัน

ผลิตภัณฑ์ที่ติดตั้ง

ในการดำเนินการครั้งนี้ เราเลือกใช้Microsoft365 ซึ่งเป็นบริการคลาวด์สำหรับองค์กร
โดยเน้นใช้งานสองฟังก์ชันหลักดังนี้：

• OneDrive (ฟังก์ชันจัดเก็บและแชร์ไฟล์บนคลาวด์)
• SharePoint (ฟังก์ชันแชร์ตารางเวลาภายในองค์กร)

ด้วย OneDrive เราสามารถจัดเก็บไฟล์งานทั้งหมดบนคลาวด์
แม้คอมพิวเตอร์เสียหาย ข้อมูลก็จะไม่สูญหาย
นอกจากนี้ การแชร์ไฟล์จะจำกัดเฉพาะสมาชิกภายในบริษัท
ช่วยลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตจากภายนอก
สามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงแยกตามโฟลเดอร์ได้ ทำให้สามารถจัดการการเข้าถึงตามแผนกหรือระดับตำแหน่งได้อย่างเหมาะสม

นอกจากนี้ ด้วยการใช้ฟังก์ชันปฏิทินของ SharePoint
สามารถแปลงการแชร์ตารางเวลาที่เคยทำบนไวท์บอร์ดให้เป็นรูปแบบดิจิทัล
ทำให้สมาชิกภายในบริษัทสามารถตรวจสอบกำหนดการได้ตลอดเวลา ผ่านคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟน
และเนื่องจากสามารถเชื่อมต่อกับ Microsoft Teams ได้
จึงสามารถติดตามกำหนดการไปพร้อมกับการสื่อสารผ่านแชท ทำให้การทำงานภายในลื่นไหลยิ่งขึ้น

เรายังได้ส่งเจ้าหน้าที่ของเราไปติดตั้งและตั้งค่า Microsoft365 บนคอมพิวเตอร์ของพนักงานแต่ละคนโดยตรงที่หน้างาน
ช่วยลดความยุ่งยากในช่วงเริ่มต้นและลดความสับสนได้อย่างมาก
ลูกค้ายังชื่นชมที่พนักงานซึ่งไม่ถนัดด้าน IT ก็สามารถเริ่มใช้งานได้อย่างมั่นใจ

ผลลัพธ์จากการติดตั้ง

・เพิ่มความปลอดภัย：ป้องกันการเข้าถึงจากภายนอก และจำกัดการดูและแก้ไขไฟล์เฉพาะสมาชิกที่จำเป็นเท่านั้น
・ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน：การตรวจสอบตารางเวลาและการแชร์ไฟล์ทำได้อย่างรวดเร็ว ลดเวลาในการสื่อสาร
・รองรับการทำงานนอกสถานที่และทำงานจากที่บ้าน：สามารถเข้าถึงไฟล์และกำหนดการได้จากทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต สนับสนุนการทำงานที่ยืดหยุ่น
・ลดการใช้กระดาษ：ลดการใช้ไวท์บอร์ดและเอกสารพิมพ์ ช่วยให้บริษัทก้าวสู่การทำงานแบบไร้กระดาษ
・เริ่มต้นได้อย่างราบรื่น：ด้วยการสนับสนุนหน้างาน การเริ่มใช้งานสำหรับพนักงานจึงเป็นไปอย่างราบรื่นและไม่เกิดความสับสน

แนวโน้มในอนาคต

ปัจจุบันได้เริ่มใช้งานฟังก์ชันพื้นฐานของ Microsoft365 แล้ว
ในอนาคตมีแผนที่จะนำเครื่องมืออัตโนมัติเช่น Microsoft Forms และ Power Automate มาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานต่อไป

เราเชี่ยวชาญในการสนับสนุนการติดตั้ง IT และพัฒนาระบบในประเทศไทย
พร้อมให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องหลังการติดตั้ง
เรามุ่งมั่นที่จะให้บริการที่เข้าใจง่ายและปลอดภัยแม้สำหรับลูกค้าที่ไม่ชำนาญด้าน IT
และจะยังคงช่วยเหลือสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดียิ่งขึ้นต่อไป

อ้างอิงรูปภาพ
Ed Hardie
onedrive icon by Icons8
Microsoft Teams icon by Icons8